5 ferramentas de produtividade que todo farmacêutico deveria utilizar

O tempo é o recurso mais escasso que temos. Como você direciona seu tempo diz muito sobre você. No fim da vida, todo tempo desperdiçado cobrará seu preço, seja em saúde, seja em sucesso profissional ou mesmo em felicidade. O tempo é o ingrediente mais importante da produtividade.

Eu sempre fico impressionado com as estatísticas sobre a produtividade do Brasileiro. Um Americano produz o equivalente por ano a quatro Brasileiros. É deprimente. As causas são complexas, mas uma parte do problema está no modo de trabalhar.

Ser mais produtivo no trabalho não significa trabalhar mais, significa trabalhar melhor. É obter o máximo proveito do tempo, direcionando a energia para aquilo que é mais importante e urgente.  E sempre é possível melhorar. O caminho para ser mais produtivo é longo e nunca termina. Neste post, gostaria de compartilhar 5 ferramentas simples que salvam meu tempo e me ajudam a ser mais produtivo, um pouquinho a cada dia.

1. Calendário online

Sim, eu sei que é óbvio, mas conheço muitos profissionais que não utilizam nenhuma agenda/calendário online para manter seus compromissos organizados. Então esta é a primeira coisa a fazer.

Eu não utilizo a agenda online apenas para compromissos como reuniões presenciais, viagens ou ligações por skype. Utilizo também para marcar deadlines importantes, agendar compromissos fora do trabalho e até mesmo para marcar “reuniões comigo mesmo”. Isto é, blocos de tempo que preciso guardar para atividades como leitura, cursos online ou planejamento.

A dica é usar um calendário online, como Google Calendar ou iCal, e integrá-lo ao calendário do seu celular e computador. Assim, você pode inserir compromissos em qualquer lugar e tudo fica sincronizado. Aprendi também que posso integrar o calendário a outras ferramentas, como o Trello, por exemplo, e isso me ajuda bastante a não perder de vista aquilo que precisa ser feito.

2. Lista de tarefas

Também é muito básico, mas muita gente não faz. Manter uma lista de tarefas sempre, onde você simplesmente vai marcando tudo que precisa ser feito, do mais banal ao mais importante, e vai dando check nas tarefas já realizadas.

Muita gente faz isso no papel mesmo. Eu prefiro usar a lista de lembretes do celular, porque sincroniza com o computador e tudo fica arquivado no mesmo lugar. Uma dica é colocar data limite para as coisas, criando alertas para si mesmo. Muita gente manda email pra si mesmo, pra se lembrar de coisas que precisa fazer, eu acho isso terrível.

Se você tiver uma lista de tarefas sempre atualizada, naqueles dias ou momentos em que você se sentir meio perdido, sem saber o que precisa fazer, você abre sua lista de tarefas e ataca um ponto de cada vez. E faz, do início ao fim, um ponto de cada vez. Sem procrastinar.

3. Trello

O Trello é uma ferramenta um pouquinho mais elaborada. É um software de gestão de projetos, com uma versão gratuita, que te permite organizar quadros de cada projeto em andamento. Eu já utilizei muito na Universidade, para gerenciar pesquisas de mestrado e doutorado, e continuo utilizando até hoje para quase todos os projetos em que participo.

Em cada um dos quadros do Trello, você cria colunas onde coloca tarefas a fazer, tarefas em andamento, entregas sob revisão ou concluídas, etc. O sistema é muito versátil e permite aplicação de várias metodologias. A que utilizo mais é essa, baseada no sistema Kanban de gestão de projetos.

Não uso o Trello para controlar agenda ou tarefas do dia-a-dia, reservo para projetos mais importantes que envolvam mais pessoas. Eu diria que a ferramenta é mais útil quando se precisa gerencias uma equipe, em um projeto que envolva prazos e entregas. Tem aplicativo para celular também.

A versão gratuita é muito boa e suficiente para a maioria das situações. Na versão paga, você tem mais funcionalidades. Uma delas te permite integrar tarefas que estão no Trello com sua agenda online, assim você não perde prazos. Eu utilizo esta integração e tem funcionado bem.

No Clinicarx não usamos o Trello, usamos o Jira, que é uma ferramenta bem mais profissional, do mesmo fabricante, mas é demais para projetos que não são software. Na Abrafarma uso o Trello para gerenciar vários processos internos do Programa de Assistência Farmacêutica Avançada.

4. Mailchimp

Todo mundo conhece mais o Mailchimp como uma ferramenta de Marketing Digital. Mas eu uso também para emails e comunicados a listas de contatos que estão envolvidos em projetos comigo. A ferramenta é gratuita para até 2.000 contatos na sua lista.

Essa ferramenta ajuda na produtividade porque permite que você automatize o envio de emails ou crie envios programados. Então, se você precisa enviar comunicados sobre prazos, por exemplo, no início de um projeto você pode colocar todos os envolvidos em uma lista e programar todos esses emails de uma vez só. O sistema faz o resto e cada email será enviado na data exata. É mais produtivo que que ficar lembrando de enviar cada email na data certa.

Além disso, com o Mailchimp você sabe exatamente quem abriu seu email, quando abriu, quem clicou no link que você enviou, essas coisas. Isso ajuda também na comunicação e evita aquela famosa frase “envia o email de novo por favor, porque eu não recebi”. Pela minha experiência, na esmagadora maioria das vezes isso não é verdade e o mailchimp comprova! O Mailchimp economiza tempo.

Num nível um pouco mais profissional, a ferramenta ajuda você a criar emails com visual super bonito também e te permite criar landing pages para coleta de emails de interessados, caso você esteja divulgando ou vendendo alguma coisa. É possível também integrar o Mailchimp com o Trello, então você tem seus emails enviados gerenciados dentro das tarefas do seu projeto.

5. Rescue Time

Sou muito fã dessa ferramenta, por isso deixo ela por último. É um software que você instala no seu computador, gratuito, e ele monitora tudo que você faz e por quanto tempo. Todos os sites que visita, softwares que usa, tudo. E ele transforma isso em um relatório de produtividade!

Você descobre muitas verdades com o Rescue Time. Descobre que partes do seu trabalho estão consumindo seu tempo e quanto tempo você realmente está sendo produtivo, fazendo as coisas que precisa (e deseja) fazer.

Mesmo que você não passe muito tempo na frente do computador, ainda assim aconselho que utilize esta ferramenta, para que seu tempo no computador seja mais produtivo.

Se você entrar na ferramenta um pouco mais, vai conseguir configurar que tipos de atividades o sistema deve considerar mais produtivas ou menos, e que metas de produtividade você gostaria de atingir. A ferramenta ainda irá distinguir horários de trabalho de horários em que você está acessando o computador em casa por exemplo, para não contaminar as estatísticas. Veja o meu dashboard do mês de agosto de 2018. Preciso melhorar!

Eu uso essa ferramenta e aconselho todas as pessoas que trabalham comigo a usar também. Já tive reuniões honestas e muito produtivas, discutindo os resultados do Rescue Time com colegas de trabalho e buscando formas de sermos (todos) mais produtivos.

Por fim, as jabuticabas…

O Trabalho mais eficiente significa, na verdade, mais tempo livre para cuidar de outras coisas, como lazer, exercícios, boa alimentação, amigos ou família. É como dizem: “…a ilusão é que as pessoas acreditam que tem tempo suficiente”. Na verdade, nosso tempo por aqui é muito curto. Rubem Alves escreveu a história do tempo e as jabuticabas. Nunca me esqueci. Recomendo a leitura. Abraços.